6 Stappen naar het organiseren van een onvergetelijk Personeelsfeest

Het organiseren van een onvergetelijk personeelsfeest kan een uitdagende taak lijken, maar met de juiste aanpak kan het een onvergetelijke ervaring worden voor iedereen. Of je nu een intieme familiedag organiseert of een grootschalig bedrijfsfeest, de sleutel tot succes ligt in de voorbereiding. In deze blog neem ik je mee door de zes essentiële stappen die je nodig hebt om een personeelsfeest te organiseren waar nog lang over nagepraat zal worden.

Stap 1: Doel van het personeelsfeest bepalen

Het bepalen van het doel van je personeelsfeest is van essentieel belang voor een succesvol evenement. Het biedt richting en focus tijdens het planningsproces en zorgt ervoor dat het feest aansluit bij de behoeften en doelstellingen van je bedrijf. Bij Puur* Feesten begrijpen we het belang van een helder doel en onze event experts staan klaar om je te begeleiden bij deze eerste stap. Met hun uitgebreide ervaring en expertise in de evenementenbranche, kunnen ze helpen bij het identificeren van de juiste doelen voor jouw personeelsfeest. Of het nu gaat om het versterken van teambanden, het vieren van een jubileum, of het verwelkomen van nieuwe medewerkers, onze event experts denken graag met je mee. Bovendien bieden we de mogelijkheid om verschillende personeelsfeesten en themafeesten te bespreken, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen die past bij de cultuur en doelstellingen van jouw bedrijf.

Stap 2: Inventariseer het aantal gasten

Het inventariseren van het aantal gasten is cruciaal voor een succesvol personeelsfeest. Het managen van de gastenlijst kan een uitdagende taak zijn en daarom bieden we een gepersonaliseerde oplossing aan om dit proces te vergemakkelijken. Met onze op maat gemaakte websites kunnen bedrijven eenvoudig de wensen van hun werknemers inventariseren en het aantal aanwezigen bijhouden. Hierdoor kunnen belangrijke details worden vastgelegd, zoals dieetwensen of allergieën, de verwachte opkomst van verschillende vestigingen en of gasten de hele dag aanwezig zijn of slechts een dagdeel bijwonen. Door deze informatie te verzamelen, kunnen we ervoor zorgen dat het personeelsfeest perfect wordt afgestemd op de behoeften en voorkeuren van alle gasten.

Stap 3: Kies een geschikt feestthema

Het kiezen van een geschikt feestthema is misschien wel één van de leukste onderdelen gedurende de organisatie. Een goed gekozen thema zet de toon voor het hele evenement en zorgt voor een onvergetelijke ervaring voor alle gasten. Bij Puur* Feesten geloven we sterk in de kracht van feestthema’s om een feest tot leven te brengen en de betrokkenheid van deelnemers te vergroten.

Een feest op eigen locatie biedt een unieke kans om de bedrijfscultuur te benadrukken en een persoonlijke touch toe te voegen aan het evenement. Met de juiste decoratie en entertainment kunnen zelfs de meest traditionele kantoren worden omgetoverd tot feestelijke feestlocaties.

Voor bedrijven die op zoek zijn naar een meer exclusieve ervaring, biedt een dinnershow op maat de perfecte gelegenheid om gasten te verwennen met culinaire hoogstandjes en spectaculair entertainment. Met op maat gemaakte shows die zijn afgestemd op de wensen en interesses van het bedrijf, wordt het personeelsfeest een onvergetelijke avond vol glamour en verfijning.

Voor een dosis nostalgie en plezier is een “Nostalgie all the way” festival een geweldige keuze. Terugkijkend op de goede oude tijd, kunnen gasten genieten van retro-entertainment, vintage decor en klassieke gerechten die herinneringen oproepen aan vervlogen tijden. Of het nu gaat om een eerbetoon aan de jaren ’80 of een terugkeer naar de swingende jaren ’60, een nostalgisch festival brengt gegarandeerd een glimlach op het gezicht van elke gast.

Stap 4: Bepaal de catering

Na het kiezen van een geschikt feestthema voor je personeelsfeest wordt de catering afgestemd. Belangrijk, want lekker eten heeft de kracht om mensen samen te brengen en herinneringen te creëren. Het kiezen van de juiste catering draait niet alleen om het serveren van heerlijke gerechten, maar ook om het inspelen op de dieetwensen, culturele achtergronden en behoeften van de gasten. Of het nu gaat om een uitgebreid buffet, trendy foodtrucks of een walking diner, de opties voor fantastische catering voor een personeelsfeest zijn eindeloos. Gelukkig hebben wij contact met de beste cateraars en leukste koks voor de culinaire aankleding van jouw feest.

Stap 5: Kies het entertainment voor je bedrijfsfeest

De één na laatste stap van het organiseren van een geslaagd personeelsfeest is het kiezen van de juiste entertainment. Het kiezen van het juiste entertainment laat een blijvende indruk achter op de gasten. Denk bijvoorbeeld aan steltenlopers of een Lady Champagne om je gasten op een bijzondere manier te ontvangen.

Na het ontvangen van de gasten kan het feest beginnen! Een DJ die de dansvloer doet schudden en goochelaar die zich tussen de gasten begeeft, ideaal voor de meeste personeelsfeesten. Tip, houd bij het kiezen van passend entertainment rekening met de diversiteit van de gasten. Kies voor een inclusief entertainmentaanbod geschikt voor alle leeftijden en achtergronden.

Stap 6: Totstandkoming van het draaiboek

Tot slot maakt de eventplanner een gedetailleerd draaiboek voor het event. Dit draaiboek fungeert als een blauwdruk voor het evenement, waarin alle belangrijke details zijn vastgelegd. Zo biedt het draaiboek een overzicht van alle voorbereidingen die getroffen moeten worden, zoals het opzetten van de locatie, het klaarmaken van de catering en het geplande entertainment. Gedurende het evenement zal het draaiboek dienen als leidraad voor het tijdschema en de volgorde van de activiteiten, zodat alles soepel verloopt en op tijd plaatsvindt. Na het evenement zal het draaiboek worden gebruikt als evaluatietool, waarin eventuele feedback en suggesties worden opgenomen voor toekomstige evenementen.

Naast het tijdschema en de activiteiten, bevat het draaiboek ook een overzicht van alle contactpersonen en leveranciers die betrokken zijn bij het evenement, evenals gedetailleerde informatie over de catering, het entertainment en andere logistieke aspecten. Op deze manier hebben alle betrokkenen een duidelijk beeld van hun verantwoordelijkheden en kunnen ze efficiënt samenwerken om het personeelsfeest tot een succes te maken.

Met deze zes stappen ben je goed op weg naar het organiseren van een onvergetelijk personeelsfeest dat nog lang zal worden herinnerd door je collega’s. Heb je hulp nodig bij de organisatie van je evenement? Neem dan gerust contact op met Puur* Events voor professioneel advies en ondersteuning.

Vivianne is jouw Feesten expert

Spontaan, enthousiast en liefhebber van 80’s-Disco muziek, Vivianne is altijd in voor een feest! Ze luistert graag mee naar al uw wensen, om dit uiteindelijk samen te kunnen vertalen naar een knallend en onvergetelijk evenement. Van een jubileum, tot een personeelsfeest, alles is mogelijk. Stuur jouw aanvraag door en ontvang een vrijblijvende offerte.