Feest organiseren checklist: zo vergeet je niets

Een feest organiseren lijkt simpel, maar vraagt veel voorbereiding. Van het prikken van een datum tot de laatste opruimklus: het gaat om keuzes, details én overzicht. Deze checklist helpt je stap voor stap, zodat je niets vergeet. Ideaal voor verjaardagen, jubilea, bedrijfsfeesten of andere gezellige bijeenkomsten. 

Stap 1: Voorbereiding (6 tot 8 weken van tevoren) 

Begin op tijd. Dat geeft rust én ruimte voor de juiste keuzes. 

Wat je nu al moet regelen: 

• Datum en tijd: Kies een datum waarop de meeste gasten kunnen. Houd rekening met vakanties en andere grote evenementen. 

• Budget bepalen: Weet wat je kunt uitgeven aan locatie, eten, drank, muziek en styling. 

• Locatie kiezen: Ga je thuis feesten, in de tuin, of huur je een zaal, boot of park? 

• Gastenlijst maken: Bedenk hoeveel mensen je uitnodigt. Dat bepaalt hoeveel ruimte, eten en drinken je nodig hebt. 

• Thema kiezen (optioneel): Een thema geeft richting aan de aankleding, kleding en muziek. 

• Entertainment regelen: Denk aan een DJ, band, quiz, karaoke of workshops. 

• Leveranciers boeken: Heb je catering, techniek of entertainment nodig? Boek dit nu. 

• Buren informeren: Laat ze weten dat er een feestje aankomt. Zeker bij een tuinfeest of laat programma. 

Stap 2: Vier weken voor het feest 

Nu komt de organisatie op gang. Tijd om details te regelen. 

Wat moet je nu doen: 

• Uitnodigingen versturen: Doe dit schriftelijk of digitaal. Vermeld datum, tijd, locatie, dresscode en RSVP. 
• Reacties bijhouden: Vraag gasten om hun komst te bevestigen. Zo weet je hoeveel mensen je kunt verwachten.
• Catering afstemmen: Bestel eten en drinken of maak een boodschappenlijst als je zelf kookt. 
• Decoratie verzamelen: Koop of leen decoratie die past bij je thema of sfeer. 
• Techniek testen: Regel licht en geluid. Zorg dat alles werkt. 
• Spelletjes of activiteiten voorbereiden: Denk aan quizvragen, muziekkeuze, speelmateriaal voor kinderen. 

Stap 3: Een week voor het feest 

Het feest komt dichtbij. Nu is het tijd voor de praktische voorbereiding. 

Checklist 1 week van tevoren: 

• Boodschappen doen: Koop alles wat je niet vers nodig hebt. Denk aan servetten, drankjes, servies, afvalzakken. 

• Indeling locatie maken: Hoe richt je de ruimte in? Waar staan tafels, stoelen, bar, dansvloer? 

• Extra hulp regelen: Vraag vrienden of familie om mee te helpen met opbouwen, bar, of opruimen. 

• Laatste checks: Werkt de muziek? Zijn er genoeg zitplaatsen? Is er een EHBO-set aanwezig? 

Stap 4: De dag vóór het feest 

Vandaag leg je de laatste hand aan de voorbereidingen. 

Wat kun je alvast doen: 

• Ruimte schoonmaken en inrichten 

• Decoratie ophangen 

• Drank koud zetten 

• Toiletruimte controleren (zeep, handdoeken, wc-papier) 

• Laatste boodschappen doen (versproducten) 

• Routebeschrijving of parkeertips sturen naar je gasten (indien nodig) 

Stap 5: De dag van het feest 

Vandaag is het zover! Tijd om te genieten. Maar eerst nog een paar laatste dingen. 

Laatste checklist voor de feestdag: 

Taak	Actie
Tafels en stoelen klaarzetten	Maak het gezellig en overzichtelijk
Hapjes en drankjes klaarzetten	Zorg voor voldoende glazen, snacks en koeling
Licht en muziek aanzetten	Test vooraf of alles werkt
Gasten ontvangen	Zorg dat jij of iemand anders klaarstaat bij de ingang
Foto’s en video’s maken	Leg mooie momenten vast voor later
Noodnummer of contactpersoon	Handig voor leveranciers of hulpdiensten (bij grote feesten)

 

Tip:
Zorg dat je zelf op tijd klaar bent. Niets zo vervelend als binnenkomen bij een feest waar de gastheer of -vrouw nog aan het sjouwen is. 

Extra: handige feestbenodigdheden 

Checklist materialen: 

Categorie	Benodigdheden
Eten & drinken	Glazen, servies, bestek, koeling, flessenopeners
Aankleding	Tafelkleden, slingers, ballonnen, kaarsen
Techniek	Geluidsinstallatie, microfoon, verlengsnoeren
Veiligheid	EHBO-set, brandblusser (indien nodig)
Comfort	Afvalbakken, toilethygiëne, ventilatie of verwarming

 

Samenvatting: zo organiseer je een feest met overzicht 

Een feest organiseren wordt leuker als je overzicht houdt. Met deze checklist kun je stap voor stap toewerken naar een gezellig, goed georganiseerd feest. Of het nu een verjaardag, jubileum of bedrijfsevenement is – deze structuur werkt altijd. 

Nog even op een rijtje: 

• Begin op tijd en bepaal je budget 

• Regel locatie, uitnodigingen en entertainment vroeg 

• Stem catering, inrichting en techniek goed af 

• Houd alles overzichtelijk met lijstjes en hulp van anderen 

• Geniet op de dag zelf van je werk én je gasten 

Thijs is jouw Feesten expert

Met zijn Amsterdamse nuchterheid en creatieve ideeën weet Thijs elk event naar een hoger niveau te tillen. Altijd energiek, gestructureerd en met oog voor detail zorgt hij ervoor dat alles klopt, van de eerste schets tot de laatste feestknaller.