Hoe organiseer je een succesvol bedrijfsfestival?

Een bedrijfsfestival organiseren is dé manier om je team te verrassen en te verbinden. Het is feestelijk, informeel en vol beleving. Je laat waardering zien én bouwt aan teamspirit. Maar hoe pak je dit goed aan? Begin met een duidelijk doel en werk vanuit daar verder. In dit artikel lees je precies wat je nodig hebt voor een geslaagd bedrijfsfestival, stap voor stap uitgelegd. 

Wat is het doel van je festival? 

Voordat je begint met plannen, bepaal je het doel. Waarom organiseer je dit festival? 

Veelvoorkomende redenen: 

• Jubileum vieren 

• Bedanken van personeel 

• Teambuilding versterken 

• Nieuwe koers of missie vieren 

• Familiebetrokkenheid vergroten

Denk ook na over je doelgroep: 

• Alleen medewerkers of ook partners en kinderen? 

• Hoe groot is de groep? 

• Wat past bij de bedrijfscultuur? 

Een helder doel zorgt voor betere keuzes tijdens het organiseren. 

Kies een thema en locatie die passen 

Een goed thema geeft sfeer, structuur én herkenbaarheid. Het maakt het festival visueel aantrekkelijk en leuker om mee te maken. 

Thema-ideeën voor bedrijfsfestivals: 

• Zomers strandfestival 

• Back to the 80’s 

• Bal masqué

• Foodtruck festival 

• Tropisch feest

Locatiekeuze:
Je kunt kiezen voor je eigen bedrijfsterrein of een externe plek. 

Locatie-optie	Voordelen
Eigen terrein	Goedkoop en persoonlijk
Festivalterrein buiten	Ruimte voor veel activiteiten
Park of bos	Groene, ontspannen omgeving
Evenementenlocatie	Complete voorzieningen aanwezig

Let op bereikbaarheid, parkeergelegenheid en voorzieningen zoals toiletten, stroom en schaduwplekken. 

Maak een draaiboek en duidelijke planning 

Een goed draaiboek is essentieel. Hiermee hou je overzicht en weet iedereen wat er moet gebeuren. 

Wat zet je in een draaiboek? 

• Tijdschema van het programma 

• Wie verantwoordelijk is voor wat 

• Contactgegevens van leveranciers 

• Plattegrond van het terrein 

• Opbouw- en afbouwplanning 

Zorg voor een back-upplan bij slecht weer, zeker bij een buitenfestival. 

Regel entertainment en activiteiten 

Entertainment is de motor van het bedrijfsfestival. Het zorgt voor beleving, interactie en plezier. 

Populaire vormen van entertainment: 

• Liveband of DJ 

• Silent disco 

• Workshops (dans, graffiti, cocktails) 

• Pubquiz of dinerspel 

• Kinderhoek met begeleiding 

• Teambuildinggames of escape challenge 

Tip:
Zorg voor afwisseling. Combineer podiumoptredens met kleinere, interactieve activiteiten. 

Denk goed na over de catering 

Lekker eten en drinken maken het festival compleet. Foodtrucks zijn hiervoor een ideale keuze. Ze zorgen voor sfeer én diversiteit. 

Cateringopties op een rij: 

Type eten	Sfeer	Aantal nodig (bij 100 gasten)
Foodtrucks	Casual & feestelijk	3 tot 4 trucks
Walking dinner	Chic & flexibel	2 tot 3 gangenstations
BBQ of buffet	Gezellig & vullend	2 uitgiftepunten
Bar of drankentent	Onmisbaar	1 bar met 2–3 medewerkers

 

Vergeet niet: 

• Vegetarische en vegan opties 

• Waterpunten 

• Snackopties voor kinderen 

Aankleding en decoratie 

De sfeer van het festival wordt bepaald door de styling. Kleed de locatie aan in de lijn van het thema. 

Denk aan: 

• Festivalbanners of vlaggen 

• Zithoeken met kussens of pallets 

• Verlichting: lampionnen, lichtsnoeren, fakkels 

• Signing of bewegwijzering 

• Grote letters of een fotospot 

Extra tip:
Werk met zones: chillhoek, eetplein, mainstage, kindergedeelte. Zo blijft het overzichtelijk en sfeervol. 

Communicatie en uitnodiging 

Een goed festival begint bij de voorpret. Zorg dus voor een duidelijke én aantrekkelijke uitnodiging. 

Checklist communicatie: 

• Save the date (minimaal 8 weken van tevoren) 

• Officiële uitnodiging met info over programma, locatie, vervoer en dresscode 

• Herinneringen via mail of intranet 

• Eventueel een aanmeldsysteem met QR-code 

• Duidelijke informatie over parkeren en eventuele overnachtingsopties 

Veiligheid en vergunningen 

Veiligheid is belangrijk. Niet alleen voor het vertrouwen van je gasten, maar ook voor de vergunning. 

Waar moet je aan denken? 

• EHBO-post en getrainde hulpverleners 

• Beveiliging of verkeersregelaars 

• Vluchtroutes en duidelijke borden 

• Vergunning aanvragen bij gemeente 

• Geluidsnormen en eindtijd respecteren 

Let op:
Vraag op tijd je vergunningen aan. Soms is dit 8 weken vooraf nodig. 

Na afloop: evalueren en nagenieten 

Een goed georganiseerd festival stopt niet als de laatste gast vertrekt. 

Wat kun je doen na het evenement? 

• Bedankje sturen naar alle gasten 

• Foto’s delen op intranet of social media 

• Korte vragenlijst met feedback 

• Interne evaluatie met het organisatieteam 

• Leerpunten opschrijven voor volgende editie 

Tip:
Laat een videoverslag maken voor later gebruik of interne branding.  

Bedrijfsfestival organiseren doe je zo 

Een bedrijfsfestival is dé manier om samen te vieren, te ontspannen én te verbinden. Of je nu kiest voor een zomers foodtruckfestival of een mini-concert met loungeplekken: met een goede voorbereiding wordt het een groot succes. 

Belangrijke punten op een rij: 

• Bepaal eerst het doel en de doelgroep 

• Kies een thema en locatie die passen bij je organisatie 

• Zorg voor divers entertainment, lekkere catering en goede communicatie 

• Denk aan veiligheid, vergunningen en een helder draaiboek 

• Sluit af met een goede evaluatie en geef ruimte voor nagenieten 

Met deze stappen leg je de basis voor een bedrijfsfestival waar nog lang over wordt nagepraat. 

Thijs is jouw Feesten expert

Met zijn Amsterdamse nuchterheid en creatieve ideeën weet Thijs elk event naar een hoger niveau te tillen. Altijd energiek, gestructureerd en met oog voor detail zorgt hij ervoor dat alles klopt, van de eerste schets tot de laatste feestknaller.